Software-Beschaffung: Mieten? Kaufen?

Eine Installations-CD mit Lizenz-Schlüssel und Anleitung in einer bunten Pappschachtel – das war es, was man noch vor ein paar Jahren erhielt, wenn man Software kaufte. Längst scheint dieses Modell überholt: Software kann heute via Download gekauft werden, sie lässt sich mieten oder auf dem Gebrauchtmarkt erwerben. Unternehmen, für die Software in der Regel ein immenser Kostenfaktor ist, sollten bei der Fülle an Möglichkeiten genau abwägen. Entscheidend ist allein, welches Lizenzmodell für sie am wirtschaftlichsten ist und möglichst wenig Aufwand bereitet. 

Welches Lizenzmodell am wirtschaftlichsten ist, muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Mit Sicherheit lässt sich dabei feststellen: Neue Software zu kaufen ist teuer. Gebrauchte Lizenzen sind rund 30 Prozent günstiger. Software zu mieten, scheint hingegen meist nur auf den ersten Blick billiger zu sein. Eine Beispielrechnung zeigt, was damit gemeint ist:

Ein Unternehmen mit 11 Mitarbeitern möchte seine PCs mit Microsoft Office Professional 2013 ausstatten. Im Unternehmen gibt es 10 Arbeitsplätze, denn zwei der Mitarbeiter arbeiten in Teilzeit und nutzen einen gemeinsamen PC. Neu kostet jede Lizenz 539 Euro. Ohne eventuelle Mengenrabatte einzukalkulieren zahlt das Unternehmen also 5.390 Euro. Auf dem Gebrauchtmarkt ist dieselbe Version bereits ab 210 Euro erhältlich – mit 2.100 Euro für 10 Arbeitsplätze also mehr als 50 Prozent günstiger als der Neukauf. Wobei das Produkt absolut gleichwertig ist. 

Mietet das Unternehmen stattdessen Office 365 Business Premium zahlt es mit einem Jahresabonnement monatlich 10,50 Euro pro Benutzer, also 126 Euro pro Jahr. Für 11 Mitarbeiter ergeben sich damit Kosten von 1.386 Euro im Jahr. Bei einer Nutzungsdauer von 5 Jahren sind dies also 6.930 Euro. Die Abos sind zudem nutzergebunden. Das bedeutet: Teilen zwei Mitarbeiter denselben PC, benötigen beide ein eigenes Abo. Zwar erhält man mit jedem Abo das Recht, die Software auf fünf Endgeräten zu installieren. Doch müssen diese demselben Benutzer zugeordnet sein, wie z.B. ein Smartphone oder Tablet.  

Datensicherheit und Abhängigkeiten: dünne Luft in der Cloud 

Besonders die Nutzung von Mietsoftware, bei denen die Daten in der Cloud gespeichert werden, sollte man gründlich prüfen. Unternehmen mit Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, schätzen die räumliche Unabhängigkeit dieser Dienste. In der Tat nutzen laut dem „Cloud Monitor 2015“ des IT-Branchenverbandes BITKOM bereits 44 Prozent der befragten Unternehmen Cloud-Anwendungen. Doch weit über die Hälfte aller Befragten gab an, Angst vor Angriffen auf sensible Daten zu haben. 

Vor allem das Vertrauen in US-amerikanische Provider ist gesunken. Sorge bereitet beispielsweise das Urteil eines US-amerikanischen Bundesrichters aus dem letzten Jahr: Amerikanische Internet-Unternehmen müssen den US-Sicherheitsbehörden auch dann Zugang zu E-Mails und gespeicherten Informationen geben, wenn diese nicht auf Servern in den USA, sondern im Ausland gespeichert sind. Das bedeutet: Kunden von US-amerikanischen Cloud-Diensten – und viele Cloud-Dienste sind nun einmal amerikanische Unternehmen – müssen grundsätzlich davon ausgehen, dass ihre Daten für die US-Behörden zugänglich sind.

Hinzu kommt die Möglichkeit des Datenverlustes. Was passiert mit den Daten, wenn der Cloud-Anbieter beispielsweise insolvent oder aufgekauft wird? Können die Daten beim Transfer in der Cloud verschwinden? Auch wenn solche Fälle eher selten eintreten dürften, bleibt es eine Tatsache, dass der Nutzer hinsichtlich Sicherheit und Verfügbarkeit hochgradig vom Provider abhängig ist. Gibt es beim Betreiber einen Serverausfall, hat er mindestens für die Dauer der Unterbrechung keinen Zugriff auf den Dienst und die eigenen Daten. Gleiches gilt, wenn die eigene Internetverbindung einmal unterbrochen oder langsam sein sollte. Die Entscheidung, ob man Cloud-basierte Mietsoftware-Modelle nutzen will, sollte also wohl erwogen sein, empfiehlt usedSoft.

usedSoft wurde 2003 gegründet und ist ein führender europäischer Anbieter von gebrauchter Standard-Software. Die Käufer von usedSoft-Lizenzen sind sowohl Unternehmen wie Software-Händler. Zu den Kunden der usedSoft-Gruppe zählen u.a. Edeka, Woolworth, Harry Brot, s.Oliver, Segafredo, die Flughäfen München und Salzburg, verschiedene Rechtsanwaltskanzleien, ein führender Verein der Fußball-Bundesliga und diverse Sparkassen. Auch in Behörden kommt verstärkt gebrauchte Software zum Einsatz: Neben dem Bundessozialgericht in Kassel und der Datenzentrale Baden-Württemberg setzen über 555 Städte und Gemeinden auf usedSoft-Lizenzen. Die Einsparungen beim Kauf von bereits benutzten Lizenzen liegen bei bis zu 30 Prozent des Verkaufspreises. 

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