Automatisiertes Flottenmanagement

 

Um Unternehmen die Archivierungspflichten für Daten aus Fahrerkarte und Massenspeicher zu erleichtern, ergänzt die DeDeNet GmbH ihre digitale Telematiklösung DeDeFleet um ein neues Modul. Damit lassen sich Tachografendaten automatisiert speichern sowie mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften zuverlässig kontrollieren.

Wer einen Fuhrpark betreibt, steht in der Pflicht: Spätestens alle 28 Tage müssen die Daten der Fahrerkarte und alle 90 Tage die Daten der Massenspeicher ausgelesen werden. Zur Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten sind diese Daten ein Jahr lang auf getrennten Datenträgern zu speichern – dienen die Daten auch der Aufzeichnung der Arbeitszeit, so beträgt die Archivierungspflicht zwei Jahre. Da die sensiblen Informationen dem Datenschutz unterliegen, müssen sie nach Ablauf der Frist auch termingerecht gelöscht werden. Fuhrparkbetreibenden, die diese Vorgaben nicht einhalten, drohen hohe Bußgelder: Beispielsweise werden bei fehlender Archivierung 750 Euro pro Fahrzeug und pro betroffenem 24-Stunden-Zeitraum fällig.

Zeitsparende, fristgerechte Datenspeicherung

Den umfangreichen Dokumentationspflichten können Kunden der DeDeNet GmbH mit dem neu entwickelten DeDeFleet-Modul „Archivierung“ einfach gerecht werden: Die Lösung ermöglicht die automatisierte, gesetzeskonforme Archivierung sämtlicher Tachografendaten aus Fahrtenschreiber und Fahrerkarte. In Kombination mit der bereits vorhandenen Remote-Download-Funktion können diese Daten zuvor standortunabhängig und zeitsparend über die Mobilfunkverbindung der Telematikeinheit heruntergeladen werden. Zudem bietet das neue Modul eine praktische Erinnerungsfunktion für vorgeschriebene Auslesetermine sowie die komfortable Fahrerkartenverwaltung per Dokumentenkontrolle. Nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungspflicht werden sämtliche Daten automatisch gelöscht. Dies vereinfacht die Einhaltung der unterschiedlichen Fristen deutlich und hilft dabei, Verstöße und Strafzahlungen zu vermeiden.

Übersichtliche Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten

Dies gilt ebenfalls für die Einhaltung der Arbeitszeitverordnung, denn das neue DeDeFleet-Modul enthält ein Dashboard mit individuell konfigurierbaren Auswertungsmöglichkeiten und grafischer Verstoßübersicht. Damit können Fuhrparkbetreibende beispielsweise Lenk- und Ruhezeiten, Pausen sowie Wochenarbeitszeiten schnell und übersichtlich kontrollieren. Unregelmäßigkeiten wie das Fahren ohne Fahrerkarte oder Lenkzeitüberschreitungen lassen sich mit der Verstoßanalyse direkt ermitteln und zu erwartende Bußgelder kalkulieren. Auch eine erforderliche Fahrpersonalbelehrung kann bei Bedarf über das DeDeFleet-Portal erfolgen und dort dokumentiert werden. Für Kontrollbehörden lassen sich die nachzuweisenden Daten direkt exportieren.

Effizienzsteigerung durch digitale Fuhrparkprozesse

Mit der Entwicklung des Archivierungsmoduls reagiert DeDeNet auf die starke Nachfrage der Unternehmen nach einer ganzheitlichen Lösung für automatisierte Fuhrparkverwaltung. „Indem wir diese Lücke in den Anforderungen unserer Kunden an Prozessdigitalisierung schließen, reduzieren wir den Verwaltungsaufwand für die zuverlässige Erfüllung ihrer unternehmerischen Pflichten erheblich“, erläutert Gernot Dähne, Geschäftsführer der DeDeNet GmbH. „So können Unternehmen gesetzeskonform agieren und zugleich dauerhaft signifikante Produktivitätssteigerungen im Flottenmanagement erzielen.“