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Best Practice Reporting
1. Visualisierung
Unser Autor: Prof. Dr. Stefan Bayr, FOM Hochschule für Ökonomie und Management;
Dr. Bayr Consulting, Malzhauserstr. 10, 86453 Dasing-Tattenhausen, Telefon: 08205-963707,
info@bayr-business-consulting.de, www.bayr-business-consulting.de
Abbildung 1: Drei Säulen von Best Practice Reporting Folgende Situationen entstehen in Molkereiunternehmen
32 12 2019 | moproweb.de
BEST PRACTICE REPORTING
Visualisierung Berichtsinhalte IT-Unterstützung
Quelle: eigene Darstellung
mehr oder weniger regelmäßig:
• Das Monatsergebnis fällt anders aus als erwartet oder geplant.
• Die Fetteinheitenbilanz zeigt große Fettverluste.
• Die Käseausbeute hat sich im letzten Monat verschlechtert.
• Die Markenartikelabsätze sind zurückgegangen.
Jeweils stellen sich dann die Fragen: Was sind die Ursachen? Haben
wir ein Problem und wenn ja, welches oder welche?
Die Informationsversorgung für Entscheidungsträger ist eine der
Hauptfunktionen des Controllings. Damit verbunden ist nicht nur die
schiere Übermittlung von Informationen („das Monatsergebnis beträgt
…“), sondern noch viel mehr die Analyse von Ergebnissen und
Abweichungen, um aufbauend auf diesen Erkenntnissen das Unternehmen
bestmöglich steuern zu können.
Das Berichtswesen eines Unternehmens, gerne auch als Reporting
bezeichnet, muss deshalb so ausgestaltet sein, dass nur die wesentlichen
Informationen mit ihren Zusammenhängen (Ursache, Wirkungen,
Entwicklungen) an die Entscheidungsträger weitergegeben
werden. Komplexe Zusammenhänge müssen transparent werden
und Berichtsinhalte dürfen nicht in einer Informationsflut untergehen,
bei der man „den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht“.
Eine weitere Anforderung ist neben der Berichtsqualität und der
Entscheidungsgrundlage (Effektivität), die Erstellung von Berichten
möglichst effizient zu gestalten, d. h. die Kosten für das Berichtswesen
gering zu halten und nur Berichte zu produzieren, die
für das Management wichtig sind.
Best Practice Reporting bedeutet eine maximale Effektivität
und Effizienz des Berichtswesens. Es baut auf 3 Säulen auf (vgl.
Abbildung 1). Visualisierung heißt dabei, dass durch eine geeignete
visuelle Gestaltung der Berichte Informationen vom Berichtsleser
schneller und besser wahr- und aufgenommen werden können.
Unter Berichtsinhalte ist gemeint, dass die Berichte empfängergerecht
fokussiert sind und nur die Kennzahlen und KPI enthalten,
die für Entscheidungen relevant sind. Hier ist v. a. auch auf branchen
und unternehmensbezogene Besonderheiten zu achten.
Eine dem Stand der Technik entsprechende IT-Unterstützung im
Berichtswesen bewirkt zum einen eine Effizienzsteigerung durch
eine zunehmend automatisierte Erstellung von Berichten. Zum
anderen ergibt sich die Möglichkeit, durch Drill-Down-Funktionen
Analysepfade von aggregierten Ebenen zu Detailebenen zu gehen,
was ohne entsprechende IT-Unterstützung nur aufwendig und umständlich
zu realisieren ist. Dadurch bietet sich auch die Chance,
den „Königsweg“ im Reporting zu gehen: Self Service Reporting,
d. h. die Berichtsempfänger erstellen sich ihre Dashboards, Berichte
und Analysen entsprechend ihrer Anforderungen und Präferenzen
selbst.
Die gemeinsame Berücksichtigung und Ausgestaltung aller 3
Säulen ermöglicht ein Best Practice Reporting. Nur auf Visualisierung
zu setzen, sich nur allein auf die Berichtsinhalte zu konzentrie-